Docutel CLOUDOFFICE

GED - Gestion électronique des documents

Vos êtes une profession médicale et vous souhaitez digitaliser votre activité ? Nous pouvons vous aider ! L'intelligence artificielle intégrée au Logiciel de notre partenaire Docuware, vous permettra un gain de productivité et une rapidité dans l'exercice de différetes tâches.


L'intégration de l'intelligence artificielle dans vos processus de travail permet d'augmenter encore l'efficacité. Vous sentirez clairement la différence et l'ambiance de travail dans votre entreprise augmentera considérablement.


Nous disposons d'une expertise reconnue dans l'organisation, la gestion, l'utilisation et la maintenance du parc d'équipements des professionnels de la santé.


Notre entreprise Docutel CLOUDOFFICE peut prendre en charge de nombreuses routines fastidieuses en matière de tâches administratives et améliorer considérablement les processus de travail à l'aide de modules numériques.


Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions. 

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    Ces quatre dernières années, le secteur de la radiologie a connu de grands changements en termes de technologie, d'organisation et de gestion du personnel. On constate que la numérisation des documents, associée à une nouvelle structure organisationnelle adaptée (p. ex. l'intégration de postes de travail à domicile), apporte des avantages considérables. L'intégration de nouveaux collaborateurs est nettement plus simple grâce à la numérisation. La modification de l'organisation par le bureau sans papier permettra également d'augmenter la rentabilité. Moins de frais et un meilleur bilan écologique grâce à une réduction de 90% de la consommation de papier. 


    À tous les postes de travail (même à domicile si vous le souhaitez), vous avez accès aux documents importants, qui sont stockés de toute évidence dans notre solution cloud. Le système de classement compliqué des dossiers papier est remplacé par notre système de gestion numérique des documents. On a un accès rapide et fiable à toutes les informations, comme par exemple les contrats de maintenance, les contrats d'assurance, les factures. La déclaration fiscale annuelle est ainsi très simplifiée, grâce à l’interface intégrée au logiciel du comptable. Vos employés bénéficient considérablement du traitement entièrement dématérialisé, car leur mode de travail habituel n’a changé que marginalement en raison de la conversion au bureau numérique. De plus, grâce à la recherche plein texte, ils disposent immédiatement de tous les documents correspondant à un processus pour accomplir leurs activités. Et si un remplaçant doit intervenir en cas de maladie, il n'a pas besoin de chercher longtemps les documents, car il a lui aussi tous les documents nécessaires à portée de main, à tout moment et sans délai, directement à son poste de travail.


    Nous sommes ainsi en mesure de vous proposer des solutions adaptées grâce à un vaste portefeuille. Un logiciel d'auto-apprentissage (intelligence artificielle) est complété par des collaborateurs de Docutel très bien formés, que vous pouvez joindre rapidement et facilement par téléphone, par vidéoconférence ou de manière classique par e-mail.

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Automatisation des flux d'informations

GED / ECM : Gestion électronique des documents. Grâce à un partenariat avec la société pionnière DocuWare, nous avons réussi à développer un système GED / ECM adapté aux besoins des professionnels dans le domaine de la santé.
Le terme ECM regroupe les technologies GED et d’automatisation des workflows.

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    Docutel Cloudoffice propose des outils intelligents de gestion électronique de documents et de workflows (ECM/GED). 

    Notre solution ECM/GED est intégrée à 100% dans Microsoft Office 365. Les e-mails dans Outlook, les feuilles de calcul Excel et les documents Word (par ex. les factures) peuvent être directement enregistrés dans notre cloud.

    Tous optimisent la productivité des employés et les performances des entreprises de façon inédite. Il s’agit de la meilleure alternative pour dématérialiser, automatiser et révolutionner les processus métier.

    Les entreprises fonctionnent généralement mieux quand elles peuvent collecter, stocker, trouver et gérer des documents de manière rapide et efficace, sans devoir faire face à des processus fastidieux, sans rencontrer de difficultés à trouver l’information, et sans avoir l’impression qu’un fichier a disparu.

    Pour votre entreprise, c’est sans doute la même chose. Vous admettrez probablement que la gestion de tout ce papier est inefficace et que des processus manuels laborieux ont des effets négatifs sur la productivité. Vous reconnaissez aussi qu’il existe des solutions plus performantes pour le traitement et la gestion de ces documents.

Backoffice Service à distance

Backoffice en association avec notre centrale téléphonique


Profitez de nos collaborateurs spécialement formés et gérez les tâches de back-office depuis notre plateforme numérique. 


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    Nous pouvons prendre en charge des tâches dans votre back-office. Grâce à l'intégration complète et aux ajustements spécifiques de GED dans le secteur de la radiologie, nos collaborateurs peuvent prendre en charge de nombreuses tâches.  Ils déchargent ainsi votre gestion du personnel et réduisent considérablement vos coûts.

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Gestion des pannes

Profitez d'un système simple de gestion des pannes. 

Un code QR est attribué à chaque appareil de votre entreprise. Grâce à un lien intelligent des informations telles que le numéro de téléphone, le numéro de série de la machine, le contrat de maintenance, c'est-à-dire toutes les informations que nous avons déposées sur la plateforme numérique GED, sont automatiquement ajoutées pour un traitement rapide d'une panne.

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    Cela permet de gagner beaucoup de temps à tous les niveaux. Pour cela, il suffit à un collaborateur de scanner le code QR avec son smartphone, de décrire la panne et, le cas échéant, d'ajouter une photo. Tous les processus de résolution de la panne sont alors entièrement automatisés. 


    C'est pourquoi tout va si rapidement

    • Toutes les informations relatives à la panne (par ex. contrat de maintenance, numéro de salle, numéro de série, etc ) sont envoyées par e-mail au format PDF à tous les services internes et externes (notification directe par SMS également possible).
    • Archivage complet de toutes les pannes (ce qui permet de calculer les coûts).
    • Sur demande, notre télésecrétariat peut gérer les pannes à distance. Sur demande, notre télésecrétariat peut gérer les pannes à distance. Cela est particulièrement intéressant pour les structures radiologiques avec plusieurs locaux. 
    • Facturation équitable : vous ne payez que ce que vous consommez

Notes de frais

Venons-en maintenant aux avantages des logiciels de gestion de notes de frais. Vous n'avez plus besoin de collecter vos justificatifs de manière fastidieuse. Vous allez voir, ils ont pas mal d’atouts à faire valoir. 

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    Scannez les factures, les justificatifs et toutes les autres pages papier avec notre application pour smartphone. Tous les documents sont téléchargés dans un espace sécurisé de notre GED. Vous allez par exemple au restaurant et vous scannez directement la facture qui peut ensuite être traitée pour la déclaration d'impôts. 

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Services RH

Les services du personnel peuvent être massivement déchargés grâce à des processus automatisés. 

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    La mise en place d'une solution de gestion électronique de documents (GED) et workflow (ECM) aide les services RH à automatiser leurs tâches manuelles et leurs processus métier, afin de gagner en agilité et en productivité, pour se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.


    Reposez-vous sur une solution GED flexible, certifiée NF203 sur le coffre-fort électronique et NF552 sur le RGPD pour digitaliser et automatiser vos processus RH en toute sécurité.


    Grâce à notre solution

    • Dématérialisez, centralisez et organisez vos documents RH dans une armoire numérique sécurisée
    • Facturation simplifiée et archivage du télétravail dans le domaine médical 
    • Archivez les documents confidentiels de vos employés : fiches de paie, contrats de travail dans une solution certifiée coffre-fort électronique par l'Afnor (norme NF203)
    • Respectez la confidentialité de vos employés et la protection de leurs données personnelles avec une solution compatible avec le RGPD, certifiée norme NF552 par l'Afnor.
    • Gérez et automatisez vos tâches RH avec les workflows : recrutements, on-boarding, arrêts maladie, demandes de congés, notes de frais…
    • Améliorez l’engagement et la satisfaction de vos employés en supprimant les tâches manuelles répétitives et sources d’erreur.
    • Automatiser la gestion de la paie. 

     



Signature électronique

Signez vos documents électroniquement et assurez l’authenticité des informations importantes avec la GED. Grâce à votre signature électronique certifiée, vos documents deviennent juridiquement contraignants et sont conformes aux normes de sécurité en vigueur.

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    Les signatures électroniques font désormais partie des opérations quotidiennes d’une entreprise. Parfois appelées « signatures numériques », elles permettent de réduire l’usage du papier et de simplifier votre workflow.


    Ce service est synonyme de vitesse et de flexibilité maximales :

    • Intégration simple de fournisseurs de signature externes comme Validated ID ou DocuSign dans un workflow DocuWare. Transfert automatique des documents entre DocuWare et le prestataire de services de confiance, et notification des employés lorsqu’un document est disponible pour signature.
    • Collecte des signatures électroniques pour un document auprès des employés concernés, à partir d’un seul workflow.
    • Sélection de niveaux de sécurité qualifiés et avancés pour la signature, en fonction de vos besoins.
    • Stockage centralisé des certificats de signature avec le fournisseur de services externe, afin de pouvoir les récupérer à tout moment.
    • Enregistrement des documents signés conformément aux normes en vigueur dans une archive.

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Export Comptable

Processus automatisé de vos écritures comptables à partir de notre ECM/GED

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    Bien évidement, les documents importants et les factures peuvent être automatiquement exportés directement vers le comptable. 


    Lors de l’archivage des factures, Unsere Docuel CLOUDOFFICE Lösung lit automatiquement les données pertinentes, qui servent ensuite de critères d’indexation pour rechercher et trouver les documents. Il peut s’agir du nom du créancier, de la date d’échéance, des montants ou même des détails des postes.


    Vous exportez ces données et les importez ensuite dans votre système de comptabilité financière ou ERP, où elles ont une valeur en tant que données comptables. Créez des jeux d'écritures complets grâce à notre processus automatisé à partir de notre GED, sans effort supplémentaire. Epargnez-vous également la saisie manuelle et les corrections d’erreurs fastidieuses, et réalisez des économies à votre entreprise.

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